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Hinweisgebersystem

Die Einhaltung von Normen und gesetzlichen Vorschriften hat für uns höchste Priorität. Verstöße müs-sen daher frühzeitig erkannt werden, insbesondere um entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten und mögliche Schäden für Patienten, Mitarbeiter, Geschäftspartner und das Unternehmen abzuwenden.

Die Alfried Krupp von Bohlen und Halbach Krankenhaus gemeinnützige GmbH hat zu diesem Zweck ein Hinweisgebersystem etabliert und eine interne Meldestelle eingerichtet.


Hinweisportal:  krupp-krankenhaus.integrityline.app 

Alle Regelungen enthält die Verfahrensordnung zum Hinweisgebersystem.

 

Für welche Unternehmen kann das Hinweisgebersystem genutzt werden?

Das Hinweisgebersystem kann für Meldungen zu den folgenden Unternehmen genutzt werden:

  • Alfried Krupp von Bohlen und Halbach Krankenhaus gemeinnützige GmbH
  • Evangelische Krankenhaus Lutherhaus gemeinnützige GmbH
  • Alfried Krupp Zentrum für Medizin und Rehabilitation gemeinnützige GmbH
  • Hospiz Essen-Steele gemeinnützige GmbH
  • Kostbar GmbH.
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Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?

Das Beschwerdeverfahren umfasst sieben Schritte:

1. Hinweisgeber meldet potentiellen Verstoß

2. Interne Meldestelle bestätigt den Eingang innerhalb von sieben Tagen und dokumentiert

3. Interne Meldestelle prüft sachlichen Anwendungsbereich und Stichhaltigkeit

4. Interne Meldestelle hält Kontakt mit Hinweisgeber und fragt erforderlichenfalls nach

5. Interne Meldestelle ergreift Folgemaßnahmen (bspw. Untersuchungen, interne Kontaktaufnahme, Verweis an andere Stelle)

6. Interne Meldestelle erteilit (idR) bis drei Monate nach Eingangsbestätigung Rückmeldung an Hinweisgeber zu geplanten und ergriffenen Folgemaßnahmen

7. Interne Meldestelle schließt das Verfahren ab

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Wie läuft die Kommunikation im Verfahren?

Der Hinweisgeber erhält spätestens nach sieben Tagen eine Eingangsbestätigung.

Binnen drei Monaten nach dieser Eingangsbestätigung wird dem Hinweisgeber eine Rückmeldung gegeben, sofern nicht dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt werden.

Die Rückmeldung beinhaltet die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

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Wie ist Vertraulichkeit gewährleistet?

Für die interne Meldestelle bzw. den Hinweisgeberschutz-Beauftragten bestehen besondere Vertraulichkeitspflichten, die sich im Einzelnen aus den Hinweisgeberschutzgesetz ergeben.

Der Hinweisgeberschutz-Beauftragte ist verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

  • dem Hinweisgeber, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei,
  • der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
  • der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität der genannten Personen wird ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt.

Eine Weitergabe an andere Personen ist grundsätzlich untersagt.

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Gibt es Ausnahmen vom Schutz der Vertraulichkeit?

Wir weisen darauf hin, dass keine Vertraulichkeitspflicht für die Identität eines Hinweisgebers besteht, wenn dieser vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

Darüber hinaus dürfen Informationen über die Identität eines Hinweisgebers oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, jeweils in folgenden Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden:

  • in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
  • aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
  • aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

Der Hinweisgeber wird vorab über die Weitergabe informiert. Hiervon wird abgesehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht der Meldestelle mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Dem Hinweisgeber werden mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich oder elektronisch dargestellt.

Ferner dürfen Informationen über die Identität des Hinweisgebers oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität der Person erlauben, weitergegeben werden, wenn

  • die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und
  • der Hinweisgeber zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.

Ausnahmen vom Schutz der Vertraulichkeit von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind

Eine Weitergabe von Informationen zu Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder sonstige in einer Meldung genannte Personen ist abweichend von den Vertraulichkeitspflichten zulässig, wenn die Informationen in nachfolgenden Fällen an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden:

  • bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
  • von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist,
  • sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
  • in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
  • aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
  • aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
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Wie lange werden Meldungen/ Dokumentationen aufbewahrt? 

Die Daten von eingehenden Meldungen werden drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

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